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Aprende a organizar mejores reuniones de trabajo

Aprende a organizar mejores reuniones de trabajo

Las reuniones de trabajo son caras y la mayoría de la gente las odia, una reunión sin objetivos claros es solo perdida de tiempo. Pero esto no necesariamente debes ser odiadas. No es difícil tener buenas reuniones. Como quiera estas siempre requieren de planeación, un programa y objetivos claros. Muchas reuniones sin resoluciones claras son una perdida de gastos y recursos por que las discusiones terminar siendo circulares y en cuestión de decisiones no se llega a ningún lugar.

¿ Por que necesito un programa de actividades?

El punto central de una reunión es tomar una decisión la cual involucre a mas de una persona. Esta decisión puede ser de funcionalidad, horarios, actualización o para resolver algún problema antes de agendar una reunión debes responder la pregunta ¿Por que?.  La meta es hacer claras las necesidades y que se resolverá al terminar la reunión.

¿Cuál es la finalidad de un programa de actividades?

El programa hace los objetivos de la reunión claros y establece un modelo de cómo se ira desarrollando los temas de la discusión y de cierta manera todos sepan que parte de la reunión falta y que puntos son los mas importantes.

Las reuniones son caras, la mayoría de la gente las odia. Pero

  • Enviar un correo electrónico con el programa de la reunión así como los materiales necesarios.
  • Identificar los puntos clave a desarrollar en la reunión procurar que sea al menos uno y no mas de tres.
  • Un día antes de la reunión enviar un pequeño recordatorio donde se incluya la agenda el tiempo, fecha y lugar de la reunión
  • Incluye información de contacto de las personas que atenderán la reunión. Prepara una tabla pequeña con el cargo y responsabilidades de cada uno de las personas que asistirán a la reunión. (Trata de incluir información relevante para el cliente).
  • Si vas a tratar mas de un tema en la reunión, establece que se debe decir en cada punto y los resultados que se esperan después de presentar cada uno
  • Llega al lugar 5 o 10 minutos antes de la reunión, con el fin de preparar todo tu material, colocar las agendas, conectar tus dispositivos a utilizar.
  • Proporciona una copia de la agenda a cada uno de los asistentes de la reunión, si están programadas 5 personas para la reunión lleva un par de copias mas por cualquier imprevisto.
  • Si vas a utilizar material que demore en cargar (por ejemplo el tiempo de carga de un video de internet o una pagina web ), ten preparado este material y distribúyelo en tu escritorio para un acceso rápido. Ejemplo si vas a mostrar sitios web como parte de tu portafolio, ten preparadas las pestañas que utilizaras., o si vas a utilizar una presentación de power point esta debe estar corriendo antes de que la presentación comience.
  • Si tu demo requiere conexión a internet, se precavido y revisa unos días antes que el lugar programado para la cita cuente con este servicio,  cuando asistas a la reunión lleva archivos de respaldo –En un caso austero podrían ser capturas de pantalla—es bueno estar preparado en caso de problemas con la conexión a internet.
  • A pesar de que el lugar cuente con acceso a internet, pregunta sobre los requerimientos para realizar la conexión, confirma cada uno de los servicios que utilizaras y no trates de omitir o asumir nada.

Formato y Presentación del Programa de Actividades

En realidad no existe un formato o estilo obligado para el programa todo depende del perfil de tu cliente pero algunos de los casos mas genericos son

  • Un programa de actividades austero puede ser una lista simple de tres elementos  enviados vía e-mail.
  • Algo intermedio seria enviar un PDF formal adjunto al e-mail.
  • Algo mas formal es detallar el lugar, participantes, programa de actividades y objetivos de la reunion

El formato corto para un programa de actividades

Una reunión informal es usualmente escrita como parte de un recordatorio dentro de un e-mail el cual contiene.

  • Objetivo de la reunión en una línea.
  • Una lista corta de dos o mas temas de discusión.

Formato largo del programa

(Para reuniones mas formales) usualmente es de una pagina entera es usualmente un PDF el cual contiene.

  • El titulo del documento
  • El lugar de la reunión
  • Hora y fecha de la reunión.
  • Temas/Debates a tratar
  • Un listado de los participantes con títulos y descripción de funciones de forma muy breve.

Si se piensa que la reunión dure mas de una hora, tal vez necesites delimitar tiempos para cada uno de los temas. Esto ayudara a evitar discusiones circulares en objetivos que no se alcanza progreso en la decisión. Si programaste un tema para ser desarrollado en 30 minutos y el tiempo se ha acabado, no te compliques es tan fácil como decir “Deseo respetar el tiempo de los demás, asi propongo que pasemos al siguiente tema”

Temas, Temas, Temas

EL punto principal de cualquier programa es discutir las problemáticas y llegar a un acuerdo común, una recomendación para describir los temas del programa son :

  • Cada tema debe ser muy corto- Utiliza alrededor de 7 palabras para describir tu tema, procura que sea claro
  • Se tan especifico como sea posible en cada tema (Entre mas confuso sea el tema, será mas difícil de llegar a decisiones concretas)
  • Asegúrate que el conjunto de todos los temas del programa ayuden a cumplir el objetivo general de la reunión.

Un buen consejo para decidir los temas de la agenda es pensar en todos aquellos factores que se necesitan para que tu proyecto pueda continuar. Piensa en las tareas mas grandes.


Ejemplo de un buen programa de actividades

AGENCIA KIIBAL

Lanzamiento Beta MOMIV

Programa de actividades

Lunes, 8 de Octubre de 2012, 2-3 PM

Conferencia via Skype con usuario: KIIBAL

Detalles de conexión

Iniciar sesión dentro de skype.

Esperar llamada por parte del usuario Kiibal

Objetivos de la reunión:  Dar a conocer el funcionamiento del sistema en fase beta al equipo de mercadotécnica para comenzar la semana de pruebas.

Programa de actividades.

  1. Estado del proyecto
  2. Acerca de las pruebas en fase beta
  3. Envió de retroalimentación y resultados.
  4. ¿cómo obtener ayuda durante las pruebas?
  5. Como entrar al sistema
  6. Entrenamiento del sistema
  7. ¿Qué biene para las siguientes etapas?

Participantes

  • Cristhian Moreno (ISC)
  • Daniel Gutierrez (UX, GD)
  • Juan Morales (UI)

Esperemos que esta guia sirva para futuros proyectos que desarrolles, nos interesaria saber cuanto te sirvio esta informacion, ¿ Alguna otra recomendacion?, ¿Cual fue tu peor reunion de negocios?

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